NOCIONES BÁSICAS DE COMPLIANCE (II).

Los Errores en Compliance.

Cómo NO se aplica un Programa Compliance.

Mi empresa es igual a otra que yo conozco. ¿Puedo copiar su programa y aplicarlo a la mía?

Uno de los errores en compliance más frecuentes es pensar que hay dos empresas iguales y no lo decimos de forma gratuita.

Antes de decir esto, hay que analizar:

• Número de socios.
• Tipo de órgano de gobierno.
• Tipos de participaciones o acciones en que se divida el capital social.
• Qué socios tienen más o menos poder de decisión.
• Número y tipo de trabajadores, sus categorías y situaciones especiales, riesgos a los que se exponen, grado de implantación de la conciliación familiar.
• Sector y actividad económicos.
• Nivel de uso de nuevas tecnologías.
• Uso por parte de trabajadores de recursos tecnológicos de la empresa (BYOD: emails, teléfonos, ordenadores y tabletas de empresa, niveles de acceso).
• Tipo de clientes.
• Tipo de proveedores.
• Finalidad de tratamiento de los datos que maneja la empresa.
• Fiscalidad aplicable.
• Producción intelectual.
• Nivel de exposición a vulneración de confidencialidad.
• Utilización de agentes comerciales.
• Comercio internacional.
• Atividades sensibles al medio ambiente.
• …

Si los protocolos y los riesgos no se han aplicado y calibrado a medida, en caso de problemas se pondrá de manifiesto que la dirección de la empresa no se tomó en serio la cuestión. Y eso pondrá a la empresa y a sus directivos en una situación muy delicada.

¿Porqué no debo aplicar un programa copiado de otra empresa?

Porque el programa debe ser eficaz y adecuado a la situación concreta de cada empresa y por tanto no sirven plantillas. En caso de problemas, si se detecta que se ha utilizado una plantilla se considerará conducta negligente.

Para evitar los errores en compliance no hay que confiar en la suerte de que no ocurra nada. Alguien dijo que la suerte es aquello a lo que nos encomendamos para tranquilizarnos cuando nos ponemos en riesgo.

El programa de cumplimiento no solo debe existir sino que debe ser hecho a medida, supervisado y, en el mejor de los casos, implantado por un abogado especialista en la materia. Requiere acciones de análisis, de prevención y de actuación paliativa. Por lo que copiar un programa ajeno y guardarlo junto a esa carpeta que te dieron de protección de datos no debería generarte la falsa sensación de que “tu empresa está cubierta”. Lo mismo que no está cubierta en materia de protección de datos con esa carpeta (objeto también de cumplimiento normativo) pero cuando nos la vendieron, también nos vendieron esa falsa tranquilidad.

Recordemos, el compliance es un compromiso, no un producto. Ensalza al empresario y a su empresa.

Bueno. Puedo esperar y en caso de problemas contrato todo esto y listo.

En caso de problemas, una de las cosas que tendrás que demostrar es que el programa se implantó previamente con criterio jurídico y técnico. Si no se ha hecho así, es muy difícil que un abogado se arriesgue a firmar que lo había hecho previamente, simplemente por cubrir la papeleta, por más que sea tu cuñado o un amigo. Este es uno de los más frecuentes errores en compliance. Si este abogado conoce la materia, no lo firmará. Y si no la conoce, debería reflexionar sobre que la responsabilidad de la empresa se extiende al abogado que haya diseñado el programa de cumplimiento y mucho más si se aprecia fraude. Los seguros de responsabilidad civil aquí son imprescindibles y específicos.

Entonces, ¿cuándo será efectivo un programa de cumplimiento normativo?

Cuando haya sido diseñado, supervisado y controlado por un abogado especializado en la materia y cumplido por el empresario, la empresa, sus socios, trabajadores y demás personal implicado en el desarrollo comercial de la misma.

Aun así, en caso de problemas, un Tribunal examinará que se ha diseñado y aplicado correctamente. En caso de un fallo de diseño, el abogado será responsable. De ahí la necesidad de especialización y de capacidad de asumir errores contratando un seguro de responsabilidad específico.

¿Es lo mismo un abogado que un licenciado en Derecho?. No. Una licenciado tiene un certificado de conocimientos teóricos y un abogado es un profesional que se dedica a una especialidad del derecho en el ámbito práctico. Un licenciado no puede defender los intereses jurídicos de una persona, un abogado, si. Tampoco cualquier abogado debe abordar realmente cuestiones que no son su área de experiencia. Como no lo hacen los médicos.

No todos los licenciados en Derecho son abogados, pero todos los abogados deben tener una licenciatura en Derecho.

Ver Preguntas y respuestas sobre Compliance  y Compliance en la PYME.